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Richtlinien für erfolgreiches Anforderungsmanagement

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Richtlinien

Um kontinuierlich Aufnahmeanalysen zu betreiben, ist ein eigenständiges Anforderungsmanagement notwendig. Dieses umfasst auf der einen Seite die strukturierte Sammlung und Auswertung von Anforderungen, die auf einzelne Geschäftsprozesse und deren softwaretechnische Lösungen ausgerichtet sind, als auch die Gesamtheit der Anforderungen der bereichs- oder – je nach Größe – unternehmensweiten IT-Landschaft. In diesem Zusammenhang kann man eine Reihe von empfehlenswerten Techniken nennen, die sich in zwei Dimensionen einordnen lassen: Zum einen kann man das Anforderungsmanagement in seiner Ausrichtung sehen. In diesem Sinne gibt es verschiedene Techniken für Kunden-, Produkt- und Projekt-Anforderungsmanagement. Zum anderen kann man die Zielsetzung der Technik unterscheiden. In dieser Dimension lassen sich die Techniken in die beiden Bereiche Entwicklung und Durchführung sowie Steuerung und Verwaltung einordnen. Die Unterscheidung in elementare und fortgeschrittene Techniken gelingt relativ einfach, wenn man die elementaren als wirklich grundlegende Mindesttechniken oder sogar Mindeststandards begreift, die in jedem Fall zu berücksichtigen sind. Sie sind in jedem Fall zu empfehlen und gelten für die besondere Philosophie des kontinuierlichen Anforderungsmanagements genauso wie für eine projektorientierte und damit fallbezogene Anforderungsanalyse.

Elementare Methoden

Folgende Punkte sollten in jedem beachtet werden.

• Klare Strukturierung: Es ist wesentlich, explizit festzulegen, welche Zielsetzung mit dem Anforderungsmanagement verfolgt werden sollen. Um diese Ziele zu erreichen, sollen auch die genauen Abläufe und damit die eingesetzten Techniken bekannt gemacht werden. Dies fördert die Erstellung von Standards und die Einrichtung von Richtlinien, die unternehmens- oder bereichsweit das Anforderungsmanagement vergleichbar machen.
• Konflikte zwischen Anforderungen erkennen und lösen: Anforderungen können dazu neigen, sich gegenseitig auszuschließen oder zu behindern. Dies ist durchaus nicht auf der rein funktionalen Seite der Software beschränkt, sondern ist insbesondere sehr schnell zu beobachten, wenn die verschiedenen Bereiche der Anforderungsanalyse Kunden-, Produkt- und Projekt-Anforderungen sich gegenseitig beeinflussende Anforderungen aufstellen. Insbesondere solche Situationen, in denen sehr anspruchsvolle funktionale Anforderungen mit Budget- und Zeit-Restriktionen in Konflikt stehen, sind zu erkennen und abschließend zu lösen.
• Angemessene Planung: Anforderungen und ihre Umsetzung sollten möglichst angemessen geplant werden. Soweit es möglich ist, lohnt es sich insbesondere, bei der Anforderungsanalyse schon den möglichen Aufwand zu berücksichtigen, um dies für eine Planung zu nutzen. Dies erleichtert es, die Projektdauer und die Projekt(personal)organisation frühzeitig verfügbar zu haben. Dabei ist festzulegen, bis zu welcher Genauigkeit der Aufwand geplant wird oder überhaupt geplant werden kann.
• Dokumenterstellung einfach halten: Das Ziel des Anforderungsmanagements ist die Erstellung von Dokumenten. Teilweise können Anforderungen auch tabellarisch erfasst werden, um sie besonders gut zu strukturieren. Oft ist es allerdings sehr viel einfacher, einen bereits vorab strukturierten Aufsatz zu erstellen. Insbesondere für die Erläuterung von Anforderungseigenschaften in Freitextform ist dies eine große Hilfe. Solchermaßen erstellten Dokumente sollten dann darüber hinaus auch die Eigenschaft besitzen, leicht änderbar zu sein. Der Einsatz von gängigen Textverarbeitungsprogrammen, die innerhalb des gesamten Teams zur Verfügung stehen, sind dabei mit automatisch erstellten Inhaltsverzeichnissen, Formatvorlagen, Versionsverwaltung und klaren Strukturen (Einleitung, Zusammenfassung, Tabellen, Listen) in jedem Fall zu empfehlen.
• Verwendung einer einfachen Sprache: Es sollte allen Projektmitgliedern bzw. allen Beteiligten im Prozess des Anforderungsmanagements geläufig sein, dass es sich bei den erstellten Dokumenten um technische Texte handelt, die sich vor allen Dingen durch eine korrekte und klare Sprache auszeichnen. Diese Klarheit ist sowohl in der standardisierten Struktur der Dokumente zu erkennen als auch in der Verwendung von einfacher Sprache. Dies ist weniger in Freitextbereichen notwendig, sollte allerdings in jedem Fall bspw. in Use Case-Darstellungen eingehalten werden, um die Ablaufstruktur von bspw. Benutzer-Interaktionen gut zu erkennen.
• Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben: Neben den Anforderungen, die sich direkt und sichtbar in der Software auswirken, gibt es weitere technische und auch organisatorische oder sonstige Anforderungen. Teilweise ragen die technischen Anforderungen auch noch in die konkrete Softwareerstellung hinein. Die organisatorischen Anforderungen stellen allerdings im Normalfall so genannte nicht-funktionale Anwendungen dar. Sie sollten als solche kenntlich gemacht und an einer zentralen Stelle gesammelt und gepflegt werden.
• Standardisierte Beschreibungstechniken verwenden: Die Verständlichkeit der Dokumente sowie ihre Erstellung durch Autoren, die möglicherweise nur im Rahmen der Anforderungsanalyse Texte erstellen, wird vereinfacht, wenn klar standardisierte Beschreibungstechniken zum Einsatz kommen. Diese sollten darüber hinaus mit Hilfe der Textverarbeitung auch in Form von Vorlagen zentral abgelegt sein. Freitexte lassen sich strukturieren, wenn man ein einheitliches Schema entwirft. Grafiken können dann unternehmensweit und personenunabhängig verstanden werden, wenn nur eine begrenzte Auswahl von Zeichenprogrammen und Zeichentechniken zum Einsatz kommen. Innerhalb von dieser Struktur sollten dann die Inhalte präsentiert werden, welche durch die verwendeten Techniken vergleichbar und verständlich sein sollten.
• Standardisierte Prüfung einführen: Trotz der Vorbereitung und Bereitstellung von Dokument- und sogar Zeichnungsvorlagen kann man es nicht ausschließen, wenn Grenzen ausgeweitet oder sogar in gestalterischer Hinsicht überschritten werden. Eine standardisierte Prüfung ist notwendig, um möglichen Ausuferungen Einhalt zu gebieten und die Dokumente unternehmensweit einheitlich zu halten oder entsprechend einheitlich weiter zu entwickeln. Eine häufige Änderung an bestimmten Strukturen und Formaten lässt darauf schließen, dass sie möglicherweise einengen und nicht dazu anregen, sich konzentriert auszudrücken.
• Identifizierung und Nachvollziehbarkeit: Den Dokumenten ist ein eindeutiger Dokumentenschlüssel mitzugeben. Dies erleichtert die Suche und Referenzierung von Dokumenten, insbesondere dann, wenn sie in verschiedenen Versionen gespeichert werden.

Fortgeschrittene Methoden

Während die basalen Methoden in den meisten Fällen in allen Prozessen zum Einsatz kommen sollten, in denen technische Dokumente über einen längeren Zeitraum von mehreren Personen für verschiedene Zwecke/Projekte erstellt werden, sind die fortgeschrittenen Techniken speziell im Bereich des Anforderungsmanagements zu berücksichtigen.

• Einfaches Risiko-Management betreiben: Da sich das Anforderungsmanagement nur für Situationen lohnt, in denen einen Anwendung über einen längeren Zeitraum genutzt und daher immer wieder weiterentwickelt wird und die Entwicklung eines Geschäftsprozesses dadurch begleitet, ist davon auszugehen, dass immer auch Risiken mit einzelnen oder kombinierten Anforderungen sowie aus diesen Anforderungen abgeleiteten Entscheidungen mit Risiken verbunden sind. Dies sollte sich auf eine begrenzte Auswahl von wenigen Risiken beschränken. Da oftmals solche Überlegungen aus Motivationsgründen nachrangig behandelt werden, ist es nicht zweckmäßig, ein umfangreiches Risikomanagement durchzuführen. Viel wichtiger dagegen ist es, überhaupt zentrale Risiken zu entdecken und zu behandeln.
• Anforderungen gewichten: Anforderungen haben ein unterschiedliches Gewicht, doch ihre Bedeutung hängt sehr vom Betrachter ab. Ein Programmierer wird eine Anforderung oftmals ganz anders bewerten als ein Benutzer, während ein Gruppenleiter, der nicht zum Kreis der Benutzer gehört, wieder andere Gewichtungen einschätzt. Es ist daher wichtig, innerhalb der Gruppe Anforderungen zu priorisieren, um die für bestimmte Teilaspekte relevanten Anforderungen zu identifizieren und ihnen innerhalb dieser Bereiche auch allgemein akzeptierte Bedeutungen zuzuweisen.
• Erfahrungen sammeln und strukturieren: Eine besonders anspruchsvolle, nützliche, aber nur mit erhöhtem technischen Aufwand einzurichtende und nur mit Beharrlichkeit und Fleiß zu pflegende Methode ist der Betrieb einer Erfahrungsdatenbank. Sie soll typische Problemsituationen und ihre Lösungen, erfolgreiche Handlungsalternativen sowie als nützlich erkannte Techniken sammeln und im Unternehmen verfügbar machen. Diese Methode ragt sehr weit in den Bereich des Unternehmenswissens hinein, wird in den meisten Unternehmen nicht umgesetzt und benötigt eine gute Betreuung. Allerdings stellt eine solche Datenbank eine querschnittlich zu nutzende Wissensquelle mit hohem Nutzfaktor dar.
• Dokumente versionieren: Die Dokumente sollten versioniert werden, um den Entwicklungs- und damit auch den Gedankenprozess nachvollziehbar und sogar umkehrbar zu gestalten. Dabei sollten einfache Techniken der Textverarbeitung wie Versionstabellen in den Dokumenten sowie dateibasierte Speicherlösungen zum Einsatz kommen.
• Einsatz von Anwendungsfällen: Für benutzerorientierte Anforderungen sollte man die Anwendungsfalltechnik (Use Case-Technik) verwenden. Sie ermöglicht es besonders leicht, diesen sehr wichtigen Aspekt in strukturierten Aufsätzen oder sogar tabellarisch zu erfassen. Sofern dies noch mit übersichtlichen UML-Diagrammen abgerundet wird, kann man hier auch besonders gut Benutzer einbinden, sofern die Erstellweise der Anwendungsfälle sprachlich einfach und damit nachvollziehbar ist.
• Abnahmekriterien: Im Rahmen der Anwendungsfallanalyse lassen sich Abnahmekriterien besonders einfach als Ergebnis im Erfolgs- oder Fehlerfall abbilden. Für alle anderen Anforderungen sollten unmittelbar während ihrer Erstellung ebenfalls Abnahmekriterien genannt werden, die dann später für die Qualitätskontrolle einsetzbar sind.
• Kreativtechniken nutzen: Allgemeine Kreativtechniken können genutzt werden, um Anforderungen zu sammeln und überhaupt zu finden. Hier stehen eine ganze Reihe an Möglichkeiten zu Verfügung, die insbesondere in der Anfangsphase und bei neuartigen Lösungen sinnvoll eingesetzt werden können.
• Schnittstellen systematisieren: An den Randgrenzen des Systems oder bei klar zu erkennenden Modulen innerhalb des Systems sollten bereits im Rahmen der Anforderungsanalyse auch die Schnittstellen betrachtet werden. Bei kontinuierlichem Anforderungsmanagement dagegen dienen systematisierte Schnittstellen und ihre permanente Betrachtung dazu, die Software bereits im Rahmen der Anforderungsanalyse modular zu betrachten und sie auch so wahrzunehmen. Dies erleichtert den späteren Umsetzungsprozess in eine konkrete Softwarearchitektur.
• Fachbegriffe systematisieren: Je komplexer oder spezieller die Geschäftsprozesse sind, die im Rahmen einer Software abgebildet werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fachbegriffe des modellierten Weltausschnitts in die technischen Dokumente Eingang finden. Dieses erleichtert Benutzern, welche diese Fachsprache selbst nutzen, das Verständnis dieser Dokumente. Sie erschweren allerdings die Lektüre aufseiten der Entwickler, was im schlimmsten Fall zu Missverständnissen kommen kann. Daher ist eine einheitliche Sprache und eindeutige Definition von Fachbegriffen des Geschäftsprozesses notwendig.

Zusammenfassung

Dieser Artikel beschreibt verschieden Techniken und empfehlenswerte Methoden, die im Rahmen der Anforderungsanalyse und des Anforderungsmanagements zum Einsatz kommen können. Sie wurden in basale und fortgeschrittene Techniken eingeteilt, wobei die grundlegenden überall dort zum Einsatz kommen sollten, wo technische Dokument erstellt werden und daher zum allgemeinen Handwerkszeug für technische Redakteure gehören. Die Comelio GmbH unterstützt IT-Abteilungen dabei, diese Techniken für ein langfristiges Anforderungsmanagement einzuführen.